Intranet dla Tempest Security
Rozwiązania usprawniające komunikację wewnętrzną firmy
Data realizacji:
2020
Klient:
Euvic.se dla Tempest Security
Zadanie
Rynek farmaceutyków rozwija się od wielu lat bardzo dynamicznie, co za tym idzie, na aptecznych półkach pojawia się mnóstwo różnych suplementów diety. Tym, co odróżnia aptekę od np drogerii, jest fakt dostępności produktu. W aptece klient widzi produkt z daleka, gdzie w przestrzeni drogerii może go wsiąść do ręki.
GAL to rodzinna firma specjalizująca się w produkcji suplementów diety naturalnego pochodzenia. Gdy zaczynaliśmy swoją współpracę, firma działała głównie na lokalnym rynku, obecnie załączone opakowania możemy znaleźć w większości polskich aptek. Dla firmy Gal zaprojektowałam kilkadziesiąt opakowań, nasza współpraca trwa od ponad 11 lat.
Proces
Przy tak dużej działalności i tak skomplikowanej strukturze firmy, istotnym jest dogłębne przebadanie wszystkich grup użytkowników nowego systemu. Wiedząc to, zdecydowaliśmy się na organizację pogłębionych warsztatów projektowych, podczas których staraliśmy się zdefiniować faktyczne problemy pracowników firmy i zaproponować takie funkcjonalności, które będą prostym i intuicyjnym rozwiązaniem. Do udziału w badaniach zaprosiliśmy przedstawicieli kilku grup użytkowników (kadra zarządzająca, pracownicy niższego stopnia, przedstawiciele działu IT, HR). Warsztaty prowadziłam wraz z doświadczonym programistą, który był odpowiedzialny za kwestie technicznych rozwiązań. Wynikiem dwudniowych warsztatów była pogłębiona analiza dotychczasowej komunikacji w firmie wraz z definicją problemów, które chcieliśmy rozwiązać i celów, które miałyby usprawnić komunikację.
Realizacja
Zdecydowaliśmy się stworzyć intranet, który będzie funkcjonalny zarówno w pracy biurowej (pracownicy HR), jako program wspomagający, jak i dla ochroniarzy, którzy zwykle korzystają z systemu za pomocą telefonu. Zakres prezentowanej treści, układ (szybkość dotarcia do potrzebnych informacji) i funkcjonalności dostosowane były więc do różnych urządzeń, z myślą o różnych grupach użytkowników.
Przykładem rozwiązania jednego z problemów może być odczytywanie skomplikowanych wyliczeń wynagrodzenia. Podczas warsztatów okazało się, że jedną z częstszych kwestii, z jakimi dzwonili pracownicy, było niezrozumienie wyliczeń widocznych na karcie wypłaty. Dlatego na górnym pasku strony znajduje się przekierowania do instrukcji odczytywania dokumentów wewnętrznych firmy. Instrukcje napisane i zaprojektowane były w sposób maksymalnie prosty i czytelny. Kolejnym ważnym elementem było uświadomienie każdemu pracownikowi, jakie są możliwości rozwoju w firmie, z tego powodu powstała rozbudowana sekcja z wyszczególnionymi kursami, ofertami pracy itp., które odpowiadają różnym stopniom kariery.
Oprócz tego Intranet został wyposażony w kilka narzędzi służących do komunikacji i zacieśniania więzi między pracownikami. Przykładem może być forum tematyczne, formularz to zgłaszania propozycji usprawnień bądź problemów w firmie, czy sekcje na stronie głównej, gdzie prezentowane są sylwetki pracownika miesiąca, teamu miesiąca i opinie od zadowolonych klientów.
